Relation hjälper dig att identifiera verifikat där relationen mellan konton inom ett verifikat avviker från en förväntad procent, eller verifikat där relationen är enligt en förväntad procent.
Analysen är exempelvis användbar för att söka ut verifikat med avvikande moms. Det finns därför länkar i analysen Moms med färdiga filter i Relation för att hitta verifikat med avvikande moms-bokningar.
Analysen bygger på att beräkna en relation mellan två grupper. Vi kallar den första gruppen för baskonto och den andra gruppen för motkonto. Inom ett verifikat beräknas relationen mellan dessa grupper, dvs motkonto delat med baskonto.
Relationen som beräknats jämförs sedan mot ett eller flera relationsvillkor. Om relationen överensstämmer med ett villkor så visas verifikatet i analysen, annars visas det inte.
Period:
Välj den period som utsökning ska göras på.
Baskonto:
Välj vilka konton som är baskonton. Det kan göras på tre sätt; direkt via konton, via kontogrupper eller via kontofunktioner. Utöver detta kan även filter sättas på verifikat-/transaktionstext, verifikationsserie och belopp.
Motkonto:
Välj vilka konton som är motkonton. Det kan göras på samma sätt som för baskonton, alltså genom att ange konton, kontogrupper eller kontofunktioner.
Verifikat där motkonto i % av baskonto:
Välj om analysen ska visa verifikat som avviker mot någon förväntad procent eller verifikat som är inom någon förväntad procent. Ange mellan ett och tre relationsvillkor. För ett relationsvillkor anges en förväntad procent och en felmarginal. Exempelvis 25 och 0,5 vilket innebär att den förväntade procenten är mellan 24,5% – 25,5%. Analysen kommer då visa alla verifikat där relationen avviker från detta spann eller är inom spannet beroende på villkoret som valts.
Välj om ska inkludera verifikat där motkonto saknas. Om inkluderar dessa visar analysen alla verifikat som uppfyller relationsvillkoret så länge baskonto finns med i verifikatet. Om väljer att exkludera verifikat där motkonto saknas visar analysen endast verifikat som innehåller både bas- och motkonto.
Tabellen högst upp är en summering över alla verifikat som innehåller baskonto (och motkonto ifall valt att exkludera verifikat där motkonto saknas). Dessa delas upp mellan de som uppfyller relationsvillkoret samt de som inte uppfyller detta.
Om relationsvillkoret är ”Avviker från” så uppfyller ett verifikat relationsvillkoret när det avviker från det valda procentspannet. Och om relationsvillkoret är ”Inom förväntad %” uppfyller ett verifikat relationsvillkoret när det är inom det valda procentspannet.
Tabellen ger en överblick hur många verifikat som sökts ut och hur stora belopp de uppgår till totalt sett. När endast ett relationsvillkor valts visas även en beräknad avvikelse vilket ger en uppskattning om hur stora eventuella fel som kan finns. Den beräknade avvikelsen räknas ut genom att beräkna vad summan av motkontona borde uppgå till utifrån summan av baskonton och den förväntande procenten som angetts i filtret, och sedan ta differensen mot det faktiska beloppet som bokats på motkonton.
Notera att detta är en summering över alla verifikat. Det kan därför finnas positiva och negativa belopp som tar ut varandra. Om det finns stora belopp/avvikelser på enskilda verifikat kan ses i grafen samt i tabellen längst ner.
Grafen visar alla verifikat som uppfyller relationsvillkoret. Beroende på vilka filter som valts placeras varje verifikat ut via antingen beräknad avvikelse eller belopp baskonto på x-axel, och relationen (motkonto delat med baskonto) på y-axel. Du kan här snabbt identifiera de verifikat som har en stor avvikelse eller stora belopp.
Verifikaten i grafen är klickbara. Genom att klicka på ett verifikat så öppnas drill down med hela verifikatets transaktioner.
Tabellen längst ner visar alla verifikat som uppfyller relationsvillkoret. Varje verifikat har en summeringsrad där summan av baskonto, motkonto samt relationen dem emellan visas. Ifall endast ett relationsvillkor angetts visas även den beräknade avvikelsen för verifikatet.
Tabellen kan sorteras utifrån varje verifikats summeringsrad. Sortera exempelvis tabellen på beräknad avvikelse för att snabbt hitta verifikaten som avviker, eller på summa baskonton för att se de största verifikaten.
Eftersom det ofta kan sättas starka förväntningar på vad momsen borde uppgå till inom ett verifikat utifrån beloppet på intäkter/kostnader inom verifikatet kan analysen Relation vara till hjälp att finna verifikat som avviker utifrån momsen som bokförts. I analysen Moms finns det därför länkar till Relation med färdiga filter satta för att söka ut avvikande verifikat.
Länkarna återfinns i alla flikar förutom översiktsfliken i analysen Moms. Alla procent där är möjliga att klicka på, samt alla texter där det står ”Sök avvikande transaktioner…”.
